Firmy mogą mieć problem z e-fakturowaniem

opublikowano: 28 listopada 2018
Firmy mogą mieć problem z e-fakturowaniem lupa lupa

Elektroniczne faktury mają zdominować rynek rozliczeń. W Polsce dziś aż 84 proc. faktur wystawia się w papierowej formie. Większość elektronicznych faktur to zwykły PDF, który z e-fakturą wymaganą przez UE nie ma nic wspólnego.

27 listopada Polska zacznie wdrażać brukselską dyrektywę o e-fakturowaniu w zamówieniach publicznych. Zanim jednak pierwsze faktury popłyną sieciowym strumieniem, będzie jeszcze kilka miesięcy na właściwe przygotowanie. Ustawą, która zacznie obowiązywać od 18 kwietnia 2019 roku będą objęte organy władzy publicznej wszystkich szczebli, w tym jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie publiczne oraz spółki komunalne powołane do realizacji zadań publicznych. Nakazem przyjęcia elektronicznej faktury będą objęte również samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, państwowe i samorządowe instytucje kultury, a także komunalne towarzystwa budownictwa społecznego. Zgodnie z nowymi przepisami wszystkie te grupy podmiotów będą musiały przyjmować e-faktury w jednolitym, europejskim standardzie od swoich dostawców towarów i wykonawców prac. Co ważne, decyzja o wystawieniu automatycznej e-faktury będzie należeć do dostawcy ponieważ w przypadku zamówień publicznych nie będzie już wymagana zgoda nabywców na wystawianie faktur elektronicznych.

Nowe przepisy w trybie trzech ustaw

Automatyczne przetwarzanie faktur będzie obowiązywać w ustawach Prawo zamówień publicznych, o partnerstwie publiczno-prywatnym i o umowie koncesji na roboty budowlane i usługi. Wyjątkiem będą zamówienia objęte tajnością ze względu na ochronę bezpieczeństwa państwa. Fakturowanie elektroniczne będzie stosowane również w przypadku małych zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej progu równowartości 30 tys. euro. W tym przypadku można wyłączyć zastosowanie e-faktur w umowie, ogłoszeniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego.

PDF to nie e-faktura

- To prawdziwy przełom regulacyjny, który może spowodować, że firmy będą częściej i chętniej stosować automatyczne, elektroniczne faktury zamiast przesyłać dokumenty księgowe w postaci papierowej czy PDF. Skorzystają na tym wszyscy, bo automatyczna faktura pozwala na odbiór i przetwarzanie dokumentów księgowych praktycznie bez ingerencji człowieka, oznacza mniej błędów, znacznie niższe koszty obsługi i znaczące przyśpieszenie całego procesu. Z naszych doświadczeń wynika, że możliwe jest skrócenie obiegu faktur nie dwukrotnie czy nawet dziesięciokrotnie. Czas można skrócić nawet blisko 400-krotnie – zwraca uwagę Tomasz Kuciel, prezes zarządu firmy Edison będącej członkiem konsorcjum PEF Expert, które będzie świadczyło usługi brokera Platformy Elektronicznego Fakturowania realizując zamówienia dla Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii.

W Polsce szacuje się, że każdego roku w obiegu jest około półtora miliarda faktur. Ich prawidłowe wystawienie, przesłanie oraz odebranie i zaksięgowanie generuje niemałe koszty. Według wyliczeń firmy Edison, firma wystawiający miesięcznie 500 e-faktur, może zaoszczędzić rocznie 20 dni pracy i 10 000 zł na materiałach i energii. A im więcej wystawianych faktur, tym te oszczędności są znacznie większe. Pomimo tego przedsiębiorcy w Polsce podchodzą z dużą nieśmiałością do automatycznych e-faktur.

Co trzecia firma odbiera prawdziwe e-faktury

Główny Urząd Statystyczny sprawdził ile firm prowadzących działalność w 2017 roku miało do czynienia z e-fakturami. W badanej grupie znalazło się 103467 podmiotów gospodarczych. 35,5 proc. z nich zadeklarowało, że odbiera automatyczne e-faktury. Zdecydowana większość, bo aż 94,3 proc. firm przyjmuje dokumenty, które nie nadają się do szybkiego przetwarzania i z automatyzacją nie mają nic wspólnego. Najczęściej jest to zwykły mail z załącznikiem w formacie PDF. Niestety, to powszechna pomyłka w polskim biznesie.

- Faktury w formacie PDF wymagają wydruku, mało kto wie, że są droższe w obsłudze niż te papierowe. Prawdziwa e-faktura pozwala do minimum ograniczyć nakład pracy niezbędnej do ich przetworzenia dzięki temu, że proces przekazywania informacji między systemami IT nadawcy i odbiorcy odbywa się automatycznie. W ten sposób minimalizuje się ryzyko błędu, a dokument może być szybko odebrany, odczytany i zaksięgowany. Oszczędności z wprowadzenia automatycznych faktur są znaczące dla obu stron transakcji - komentuje Tomasz Kuciel.

Dominuje papier i niewłaściwy format

Najgorzej w tym zestawieniu prezentują się małe przedsiębiorstwa zatrudniające od 10 do 49 pracowników. Z badania wynika, że 34 proc. z nich odbierało „właściwe” e-faktury. Odsetek wśród średnich przedsiębiorstw był trochę wyższy i wyniósł 41%. Brylują w tym zestawieniu duże firmy zatrudniające minimum 250 osób. Ich wynik w podsumowaniu wynosi 46 proc.. W każdej z tych grup dominowała jednak „udawana” elektroniczna faktura czyli PDF.

- Zastanawia tak duży procent potwierdzających odbieranie automatycznych e-faktur. Nasze wieloletnie doświadczenie w branży EDI pokazuje, że czasem przedsiębiorcy błędnie deklarują w badaniach swoje działania w tym zakresie. Wynika to z braku zrozumienia tematu i mylenia elektronicznych e-faktur z plikami PDF. Tak długo jak faktura będzie przekazywana jako załącznik do e-maila, to jej wartość będzie niewielka. Zanim trafi do jakiegoś dalszego przetwarzania, musi być przecież jeszcze zapisana ręcznie przez użytkownika, wydrukowana i dostarczona we właściwe miejsce. To strata czasu i pieniędzy – podsumowuje zestawienie Tomasz Kuciel.

Główny Urząd Statystyczny sprawdził także ile przedsiębiorstw wystawiało e-faktury dla innych firm lub administracji publicznej. Aż 84,3 proc. stawiało na papierową formę rozliczania. Rozwiązanie pomiędzy czyli faktury w formie elektronicznej nienadające się do automatycznego przetwarzania wybierało 43,5 proc. przedsiębiorców. Tylko niewiele ponad 13 proc. z nich deklaruje, że wysyłało dokumenty w formatach EDI, UBL lub XML, czyli idealnych do automatycznego przetwarzania.

Nadchodzą zmiany

Prognoza opracowana w 2010 roku przez Komisję Europejską dotycząca korzyści z zastąpienia faktur papierowych elektronicznymi odpowiednikami zakłada oszczędności rzędu 240 miliardów Euro w ciągu 6 lat. Ponadto europejscy urzędnicy prowadzili latem tego roku konsultacje publiczne w celu oceny przepisów dotyczących fakturowania, wprowadzonych w Dyrektywie Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. Chodziło o zebranie opinii ekspertów i podatników ws. osiągniętych do tej pory założeń, oczekiwań i potrzeb zainteresowanych podmiotów. Konsultacje pozwoliły Brukseli na lepszą identyfikację problemów wynikających ze stosowania e-fakturowania na terenie państw członkowskich. W oparciu o te prognozy i oceny KE postanowiła uczynić fakturę elektroniczną dominującą formą fakturowania na obszarze Unii już w 2020 roku.

Źródło: materiały prasowe

Komentarze (0)
Dodająć komentarz, akceptujesz regulamin forum.
dodaj komentarz
 
 

obecnie brak komentarzy, zapraszamy do komentowania.

 

Zaloguj się, by uzyskać dostęp do unikatowych treści oraz cotygodniowego newslettera z informacjami na temat najnowszego wydania

Zarejestruj się | Zapomniałem hasła

Szanowny Czytelniku

Chcielibyśmy poinformować Cię o przetwarzaniu Twoich danych osobowych oraz zasadach, na jakich będzie się to odbywało po dniu 25 maja 2018 r., zgodnie z instrukcjami, o których mowa poniżej.

Od 25 maja 2018 r. zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane w skrócie również jako „RODO”, „ORODO”, „GDPR” lub „Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych”). RODO obowiązywać będzie w identycznym zakresie we wszystkich krajach Unii Europejskiej, w tym także w Polsce, i wprowadza wiele zmian w zasadach regulujących przetwarzanie danych osobowych, które będą miały wpływ na wiele dziedzin życia, w tym na korzystanie z usług internetowych. Przed przejściem do serwisu naszym celem jest zapoznanie Cię ze szczegółami stosowanych przez nas technologii oraz przepisami, które niebawem wejdą w życie, tak aby dać Ci szeroką wiedzę i bezpieczeństwo korzystania z naszych serwisów internetowych Prosimy Cię o zapoznanie się z podstawowymi informacjami.

Co to są dane osobowe?

Podczas korzystania z naszych usług internetowych Twoje dane osobowe mogą być zapisywane w plikach cookies lub podobnych technologiach, instalowanych przez nas lub naszych Zaufanych Partnerów na naszych stronach i urządzeniach do zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu udostępniania personalizowanych treści i reklam, bezpieczeństwa oraz analizowania ruchu na naszych stronach.

Kto będzie administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorami Twoich danych osobowych będzie Fratria sp. z o.o., a także nasi Zaufani Partnerzy, tj. firmy i inne podmioty, z którymi współpracujemy przede wszystkim w zakresie marketingowym. Listę Zaufanych Partnerów możesz sprawdzić w każdym momencie pod niniejszym linkiem „Zaufani Partnerzy”.

Po co są nam potrzebne Twoje dane?

Aby dostosować reklamy do Twoich potrzeb i zainteresowań, zapewnić Ci większe bezpieczeństwo usług oraz dokonywać pomiarów, które pozwalają nam ciągle udoskonalać oferowane przez nas usługi.

Twoje uprawnienia

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące uprawnienia wobec Twoich danych osobowych i ich przetwarzania przez nas i Zaufanych Partnerów. Jeśli udzieliłeś zgody na przetwarzanie danych, możesz ją w każdej chwili wycofać. Przysługuje Ci również prawo żądania dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przeniesienia danych, wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – GIODO. Uprawnienia powyższe przysługują także w przypadku prawidłowego przetwarzania danych przez administratora.

Zgoda

Wyrażenie przez Ciebie zgody jest dobrowolne. W każdym momencie możesz również edytować swoje preferencje w zakresie udzielonej zgody, w tym nawet wycofać ją całkowicie, klikając w ustawienia zaawansowane lub wyrażając zgodę i przechodząc na naszą stronę polityki prywatności. Każde przetwarzanie Twoich danych musi być oparte na właściwej, zgodnej z obowiązującymi przepisami, podstawie prawnej. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych w celu świadczenia usług, w tym dopasowywania ich do Twoich zainteresowań, analizowania ich i udoskonalania oraz zapewniania ich bezpieczeństwa, jest niezbędność do wykonania umów o ich świadczenie (tymi umowami są zazwyczaj regulaminy lub podobne dokumenty dostępne w usługach, z których korzystasz na naszych stronach internetowych). Jeśli chcesz się zgodzić na przetwarzanie przez Fratrię sp. z o.o. i jej Zaufanych Partnerów Twoich danych osobowych zebranych w związku z korzystaniem przez Ciebie z naszych stron i aplikacji internetowych, w tym ich przetwarzanie w plikach cookies itp. instalowanych na Twoich urządzeniach i odczytywanych z tych plików danych, możesz w łatwy sposób wyrazić tę zgodę, klikając w przycisk „Zgadzam się i przechodzę do serwisu”. Jeśli nie chcesz wyrazić opisanej wyżej zgody lub ograniczyć jej zakres, prosimy o kliknięcie w „Ustawienia zaawansowane”. Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Dodatkowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących Ci uprawnień przeczytasz na „Polityce prywatności”.

×

Ustawienia zaawansowane

Aby dostosować reklamy i treści do Twoich potrzeb i zainteresowań, zapewnić Ci większe bezpieczeństwo usług oraz dokonywać pomiarów, które pozwalają nam ciągle udoskonalać oferowane przez nas usługi, podczas korzystania z naszych usług internetowych Twoje dane osobowe mogą być zapisywane w plikach cookies lub podobnych technologiach instalowanych przez nas lub naszych Zaufanych Partnerów na naszych stronach i urządzeniach do zbierania i przetwarzania danych osobowych.

Aktywna zgoda

Zgadzam się na przechowywanie w moim urządzeniu plików cookies, jak też na przetwarzanie w celach marketingowych, w tym profilowanie, moich danych osobowych pozostawianych w ramach korzystania oferowanych przez Wydawnictwo Fratria sp. z o.o. oraz zaufanych partnerów usług Wydawnictwa. Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych w ramach korzystania z oferowanych przez Wydawnictwo Fratria zaufanych partnerów usług. Pamiętaj, że wyrażenie zgody jest dobrowolne.

Dodatkowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących Ci uprawnień przeczytasz na Polityce prywatności.