Rejestr Zajęć Egzekucyjnych (RZE) w banku.
Rejestr Zajęć Egzekucyjnych (RZE) w banku. Jak opanować przyrost danych?
Polski sektor bankowy jest uważany za jeden ze stabilniejszych i bezpieczniejszych na świecie. W przypadku nowoczesnych technologii, jakie są stosowane w codziennej pracy, banki obecne w Polsce z pewnością należą do liderów, a jeśli chodzi o wdrożenia najnowszych rozwiązań IT, często wyprzedzających największe instytucje finansowe na świecie. To nie oznacza, że polskie banki nie borykają się z trudnościami różnej natury. Jednym z obszarów, który wciąż może być usprawniany w oparciu o technologie informatyczne jest na przykład obszar obsługi zajęć egzekucyjnych rachunków bankowych. Specyfika, ilość zadań oraz podmiotów biorących udział wymianie informacji nt zajęć egzekucyjnych sprawiają, że jest to skomplikowany proces dla każdej instytucji finansowej. Banki oczywiście próbują sobie radzić i od dawna usprawniają obieg informacji przy pomocy różnorodnych rozwiązań informatycznych. Jednak skala problemu sprawia, że nie jest łatwo kupić lub zbudować rozwiązanie, które obejmie wszystkie obszary zajęć egzekucyjnych. W efekcie, wiele banków korzysta z ograniczonych funkcjonalnie narzędzi, a przy rosnącej liczbie zajęć egzekucyjnych, pojawiają się coraz większe trudności z bieżącą obsługą dokumentacji z tym związanej. Co zatem zrobić, aby wybrać możliwie najlepszy system?
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu do obsługi zajęć egzekucyjnych ?
Doświadczenia, jakie zbieramy w codziennej pracy dla klientów z sektora bankowego są dosyć typowe dla większości banków: liczba zajęć egzekucyjnych, jakie trzeba zarejestrować każdego dnia to średnio kilka tysięcy! Do tego dochodzą zapytania o dłużników przesyłane w systemie Ognivo, a które są liczone nie w tysiącach, a w dziesiątkach tysięcy. Co więcej, od jakiegoś czasu wartości te rosną.
W takiej sytuacji wydajny i skalowalny system to podstawa w eliminacji wszystkich „wąskich gardeł” w przepływie informacji na linii: bank – organy egzekucyjne – inni uczestnicy postępowania egzekucyjnego. Ale nie tylko. Przede wszystkim liczy się kompleksowość rozwiązania. Chodzi tutaj o to, aby nasz docelowy system obejmował swoim zasięgiem wszystkie procesy, które dotyczą obsługi zajęć egzekucyjnych i możliwie dużo zadań realizował samodzielnie (generowanie pism do organów egzekucyjnych automatyzacja spłat prowadzona bez kontroli pracowników banków, itp.). Standardem jest możliwość skanowania, przetwarzania i archiwizowania dokumentów oraz komunikacja z KIR-OGNIWO. Z innych cech, które powinien mieć nowy system warto wymienić też możliwość obsługi takich procesów jak: Rejestracja i aktualizacja zajęcia egzekucyjnego, obsługa umorzeń, zawieszeń i wznowień egzekucji, obsługa zbiegów, przejęcie/przekazanie egzekucji, ponadto: egzekucja zajęcia, obsługa dyspozycji klienta, zwolnienie środków spod egzekucji, udzielenie wyjaśnień do postępowania czy procesy obsługi spłaty zewnętrznej Istotnym elementem jest również archiwizacja zajęć przetworzonych czy moduł komunikacji pomiędzy pracownikami w Banku (wymieniane komentarze, notatki, …) oraz rozpoznawanie treści z dokumentów papierowych, przy wykorzystaniu mechanizmów OCR. Wykaz końcowej funkcjonalności powinien być wypadkową potrzeb i możliwości finansowych nabywcy. Tym bardziej, że coraz więcej systemów IT jest budowanych w taki sposób, aby możliwe było ich późniejsze rozwijanie, wraz ze wzrostem potrzeb organizacji. Niebagatelne znaczenie mają czas wdrożenia i koszty eksploatacji. Ostatnim elementem, o którym warto tu wspomnieć jest możliwość integracji z rozwiązaniami, które już w bankach funkcjonują. Dlatego potencjalni dostawcy powinni dostarczyć nam pełnej informacji o tym jak ich rozwiązanie można zintegrować z dotychczas używanym przez nasz bank oprogramowaniem.
Na koniec, pamiętajmy też o referencjach i dorobku dostawcy. Tutaj liczy się nie tylko cena, kompetencje techniczne czy inne zasoby pozwalające „zakodować od podstaw” lub odwzorować wskazane przez klienta procesy w gotowym systemie. Ważne jest też doświadczenie w realizacji projektów, których celem były systemy do obsługi zajęć egzekucyjnych oraz ich zgodność ze standardami wymiany danych między systemami banku i pozostałych uczestników postępowania egzekucyjnego. Tylko tacy dostawcy będą w stanie obiektywnie ocenić sytuację nabywcy i zaproponują optymalne rozwiązanie.
Dotychczasowe środowisko IT banku. Czy to ma znaczenie?
W przypadku systemów do zarządzania zajęciami egzekucyjnymi, docelowe środowisko IT nie ma większego znaczenia. Obecne technologie pozwalają integrować ze sobą rozwiązania różnych producentów, a w wybranych przypadkach, gdy nabywca nie chce inwestować w sprzęt czy licencje na własność, zawsze może rozważyć zakup w potrzebnego oprogramowania w modelu usługowym. Podobnie wygląda kwestia sprzętowa. Współczesne systemy do obsługi zajęć egzekucyjnych nie mają specjalnych wymagań sprzętowych, zatem zakup serwerów, (lub mocy obliczeniowej u zewnętrznego dostawcy nie stanowi większego wyzwania i jeśli potencjalni dostawcy nie są w stanie dostosować się do posiadanych przez bank technologii, lepiej zrezygnować z ich oferty.
Co się zmieni po wdrożeniu systemu RZE?
W praktyce, cele wdrożenia systemów klasy RZE, dla każdego nabywcy są różne i różnie rozłożona ich waga. Jednak istnieje pewna grupa efektów, których powinniśmy się spodziewać zawsze, niezależnie od tego, co stało u podstaw naszej decyzji o zakupie oprogramowania do obsługi zajęć egzekucyjnych. Wymieniając owe skutki, należy zacząć od szeroko rozumianej automatyzacji. Przede wszystkim, zostaną zautomatyzowane czynności rutynowe: wspominane wcześniej, generowanie pism, archiwizacja dokumentów, obsługa spłat, główny ciężar komunikacji z organami egzekucyjnymi i KIR również weźmie na siebie system informatyczny. Idąc dalej, na pewno skróci się czas obsługi poszczególnych zajęć i zredukujemy ilość błędów wynikających z tzw. czynnika ludzkiego. To z kolei będzie miało przełożenie na koszty obsługi i wielkość ryzyka utraty środków, jakimi dysponuje bank. Z innych korzyści, jakie daje kompleksowy system wymieniłbym też: przejrzystość raportów i procesów, co ma znaczenie w przypadku procesów kontrolnych. System tej klasy tworzy tzw. ślad autowy, dzięki czemu możemy prześledzić pełną ścieżkę obsługi każdego zajęcia wraz z rolą osób zaangażowanych w ten proces.
Podsumowanie.
Na koniec pozostaje nam pytanie: inwestować w tego rodzaju narzędzie czy nie. Odpowiedź nie jest prosta, albowiem trudno jednoznacznie wycenić zakup takiego oprogramowania bez poznania sytuacji potencjalnego nabywcy. Cena końcowa zależy od wymaganego zakresu funkcjonalnego, już posiadanego środowiska informatycznego (sprzęt, bazy danych, itp.) czy konieczności integracji z innymi rozwiązaniami informatycznymi. Model usługowy? Tutaj również będzie wiele zmiennych. Czyli mamy standardową dla inwestycji w IT sytuację. Oczywiście, dostawcy precyzyjnie skalkulują nam koszty wdrożenia, licencji i utrzymania. Pamiętajmy jednak, aby te szacunki skonfrontować z kosztami, które ponosimy na obsługę zajęć egzekucyjnych w chwili obecnej.
Radosław Mączyński, Wiceprezes Zarządu w DomData AG Sp. z o.o.
