System informatyczny wsparciem elektronicznego zajęcia egzekucyjnego

Nadchodzi zmiana

Od sierpnia 2014 roku pracowano nad nowelizacją ustawy Kodeksu postępowania cywilnego, między innymi w zakresie elektronicznego przesyłania korespondencji między komornikami sądowymi, organami podatkowymi i administracyjnymi oraz organami egzekucyjnymi i bankami. Nowelizację tę podpisał w ostatnich dniach swojej kadencji, tj. 31. lipca 2015 r., Prezydent Bronisław Komorowski, co skutkuje wejściem w życie tego obowiązku już za 12 miesięcy.

Celem tej nowelizacji jest dopasowanie sposobu obiegu dokumentów do standardu europejskiego, a tym samym obniżenie kosztów operacyjnych postępowania cywilnego, z którym rocznie związany jest wydatek nawet 51,6 milionów złotych[1]. Koszty operacyjne obciążają nie tylko organy sfery budżetowej, ale też w dużym stopniu banki.

Następne kroki

Następnym posunięciem po podpisaniu nowelizacji ustawy jest zatem informatyzacja mająca na celu uprościć procesy wymiany danych między uczestnikami postępowania egzekucyjnego. Organy administracji publicznej, sądy i podatkowe służby skarbowe podlegają informatyzacji przeprowadzanej odgórnie i finansowanej z budżetu Państwa, czy też Europejskiego Funduszu Spójności. Inaczej wygląda sytuacja z punktu widzenia banków, które muszą dostosować się do wymogów prawa samodzielnie, mając jednak wpływ na wybór partnera IT i oprogramowania wspomagającego automatyzację obsługi zajęć egzekucyjnych. Te dwanaście miesięcy pozostawione bankom przez ustawodawcę muszą zatem być przeznaczone na budowę nowego lub wdrożenie gotowego oprogramowania.

Co jest potrzebne?

Podstawowym pytaniem, które stawia Pion Operacji, Dyrektorzy Pionu, Dyrektorzy Wydziału Zajęć Egzekucyjnych jest: czego tak na prawdę potrzebuje bank, by pokryć wymagania ustawodawcy. Krótka charakterystyka nasuwa się od razu: oprogramowanie musi wspierać komunikację wewnątrz banku jak również wymianę informacji z zewnętrznymi uczestnikami rynku. Wdrożone rozwiązanie musi spełniać rygorystyczne wymagania w zakresie bezpieczeństwa oraz przetwarzania danych stawiane przez instytucje nadzorujące rynek finansowy. Dokładna charakterystyka wymagań wobec systemu informatycznego jest już bardziej skomplikowana i pracochłonna do wykonania.  Poniżej kilka głównych wskazówek, nt tego jak dobrze przejść przez proces wyboru i zakupu docelowego rozwiązania.

Gdzie szukać i jak wybrać dobre rozwiązanie?

Na rynku jest kilka rozwiązań wspierających zarządzanie zajęciami egzekucyjnymi. Alternatywą jest też zlecenie napisania takiego oprogramowania od podstaw. Wybór drogi zależy oczywiście od wielu zmiennych i zasobów banku.  W praktyce, wiele banków wybiera jednak gotowe rozwiązania ze względu na oszczędności czasowe, niższe koszty i możliwość integracji takich narzędzi z już używanym oprogramowaniem.  Tym bardziej, że na rynku obecnych jest sporo rozwiązań o różnej funkcjonalności. Część z nich to systemy-bazy danych zwierających listy klientów, egzekutorów, wierzytelności, płatności dających zestawienia tychże informacji do celów przeglądania. Są też bardziej rozbudowane narzędzia, które obejmują wszystkie procesy egzekucyjne i około egzekucyjne oraz zapewniają integrację z systemami innych uczestników postępowania egzekucyjnego, np. poprzez aplikację KIR Ognivo, której operatorem jest Krajowa Izba Rozliczeniowa.

Cechy optymalnego rozwiązania to temat na osobny artykuł i w zasadzie, każdy nabywca ma prawo oczekiwać własnego zestawu funkcjonalności, które spełniają jego indywidualne potrzeby. Te „Uniwersalne cechy” systemu, niezależnie od tego, kto jest jego autorem to m.in.:

• Zgodność z aktualnym stanem prawnym,
• Zdolność do automatyzacji wszystkich głównych procesów egzekucyjnych (egzekucja z rachunków bankowych: komornicza, ZUS, US, Urzędy Miejskie, Urzędy celne…) i około egzekucyjnych.  
• Integracja  z KIR Ognivo i gotowe interfejsy do połączenia z systemami wewnętrznymi i zewnętrznymi.

Kolejne ważne funkcjonalności: System powinien zawierać także aktualną bazę organów egzekucyjnych, a także pomagać w ich weryfikacji, jak i w weryfikacji dłużników. Oprócz tego, ważne jest, aby umożliwiał prowadzenie automatycznych eskalacji przekraczanych terminów czy automatyczne generowanie pism wychodzących. W przypadku pracy grupowej, pomocnym rozwiązaniem jest też system komentarzy i notatek służbowych czy możliwość komunikacji z przełożonymi przy pomocy gotowych szablonów raportów operacyjnych i analitycznych. Oczywiście wszystkie operacje powinny być archiwizowane, a dokumenty papierowe, które zostały zeskanowane i włączone do obiegu w system dzięki mechanizmom OCR, być gotowe do wywołania i przedstawienia podczas audytu.

Natomiast jeśli chodzi o samą filozofię wdrożenia systemów bankowych, to, naszym klientom zawsze rekomendujemy podejście procesowe i otwartość na integrację z systemami zewnętrznymi. Takie właśnie podejście najlepiej sprawdziło się w naszej praktyce i takie stosujemy podczas wdrożeń naszych rozwiązań, m.in. Ferryt RZE.

Co  się zmieni po wdrożeniu?

Dzięki tym podstawowym cechom koszty włączenia nowego systemu do istniejących struktur ograniczają się do minimalnych nakładów technicznych i migracji danych. Ponadto, digitalizacja całego obiegu dokumentów około-zajęciowych zabiera mniej czasu, przez co można szybciej odzyskiwać długi i redukować koszty pracy. System do obsługi zajęć minimalizuje też ilość błędów (pisarskie, edytorskie, itp.) i  uszczelnia wypływ środków oraz wspomaga wywiązywanie się z ustawowych obowiązków wraz z kompletnym śladem audytowym.

Wybierając rozwiązanie gotowe i przetestowane, które zawiera nie tylko suche dane w postaci list/raportów, ale także żywy proces zajęcia egzekucyjnego, (tak jak to prezentuje np. nasze rozwiązanie FERRYT RZE), zyskuje się przejrzystość działania pracowników banku, sprawdzalność zajęć egzekucyjnych, efektywność odzyskiwania długu, obniżenie ryzyka wypływu środków. Dzięki wybraniu gotowego rozwiązania możliwe jest także samo wdrożenie systemu przed upływem tych 12 miesięcy, jakie pozostawił w nowelizowanych przepisach ustawodawca.

Autor: Radosław Mączyński, Wiceprezes Zarządu w firmie DomData AG Sp. z o.o. dostarczającej rozwiązania IT m.in. dla sektora finansowego.