System informatyczny wsparciem elektronicznego zajęcia egzekucyjnego

opublikowano: 18 sierpnia 2015
System informatyczny wsparciem  elektronicznego zajęcia egzekucyjnego lupa lupa

Nadchodzi zmiana

Od sierpnia 2014 roku pracowano nad nowelizacją ustawy Kodeksu postępowania cywilnego, między innymi w zakresie elektronicznego przesyłania korespondencji między komornikami sądowymi, organami podatkowymi i administracyjnymi oraz organami egzekucyjnymi i bankami. Nowelizację tę podpisał w ostatnich dniach swojej kadencji, tj. 31. lipca 2015 r., Prezydent Bronisław Komorowski, co skutkuje wejściem w życie tego obowiązku już za 12 miesięcy.

Celem tej nowelizacji jest dopasowanie sposobu obiegu dokumentów do standardu europejskiego, a tym samym obniżenie kosztów operacyjnych postępowania cywilnego, z którym rocznie związany jest wydatek nawet 51,6 milionów złotych[1]. Koszty operacyjne obciążają nie tylko organy sfery budżetowej, ale też w dużym stopniu banki.

Następne kroki

Następnym posunięciem po podpisaniu nowelizacji ustawy jest zatem informatyzacja mająca na celu uprościć procesy wymiany danych między uczestnikami postępowania egzekucyjnego. Organy administracji publicznej, sądy i podatkowe służby skarbowe podlegają informatyzacji przeprowadzanej odgórnie i finansowanej z budżetu Państwa, czy też Europejskiego Funduszu Spójności. Inaczej wygląda sytuacja z punktu widzenia banków, które muszą dostosować się do wymogów prawa samodzielnie, mając jednak wpływ na wybór partnera IT i oprogramowania wspomagającego automatyzację obsługi zajęć egzekucyjnych. Te dwanaście miesięcy pozostawione bankom przez ustawodawcę muszą zatem być przeznaczone na budowę nowego lub wdrożenie gotowego oprogramowania.

Co jest potrzebne?

Podstawowym pytaniem, które stawia Pion Operacji, Dyrektorzy Pionu, Dyrektorzy Wydziału Zajęć Egzekucyjnych jest: czego tak na prawdę potrzebuje bank, by pokryć wymagania ustawodawcy. Krótka charakterystyka nasuwa się od razu: oprogramowanie musi wspierać komunikację wewnątrz banku jak również wymianę informacji z zewnętrznymi uczestnikami rynku. Wdrożone rozwiązanie musi spełniać rygorystyczne wymagania w zakresie bezpieczeństwa oraz przetwarzania danych stawiane przez instytucje nadzorujące rynek finansowy. Dokładna charakterystyka wymagań wobec systemu informatycznego jest już bardziej skomplikowana i pracochłonna do wykonania.  Poniżej kilka głównych wskazówek, nt tego jak dobrze przejść przez proces wyboru i zakupu docelowego rozwiązania.

Gdzie szukać i jak wybrać dobre rozwiązanie?

Na rynku jest kilka rozwiązań wspierających zarządzanie zajęciami egzekucyjnymi. Alternatywą jest też zlecenie napisania takiego oprogramowania od podstaw. Wybór drogi zależy oczywiście od wielu zmiennych i zasobów banku.  W praktyce, wiele banków wybiera jednak gotowe rozwiązania ze względu na oszczędności czasowe, niższe koszty i możliwość integracji takich narzędzi z już używanym oprogramowaniem.  Tym bardziej, że na rynku obecnych jest sporo rozwiązań o różnej funkcjonalności. Część z nich to systemy-bazy danych zwierających listy klientów, egzekutorów, wierzytelności, płatności dających zestawienia tychże informacji do celów przeglądania. Są też bardziej rozbudowane narzędzia, które obejmują wszystkie procesy egzekucyjne i około egzekucyjne oraz zapewniają integrację z systemami innych uczestników postępowania egzekucyjnego, np. poprzez aplikację KIR Ognivo, której operatorem jest Krajowa Izba Rozliczeniowa.

Cechy optymalnego rozwiązania to temat na osobny artykuł i w zasadzie, każdy nabywca ma prawo oczekiwać własnego zestawu funkcjonalności, które spełniają jego indywidualne potrzeby. Te „Uniwersalne cechy” systemu, niezależnie od tego, kto jest jego autorem to m.in.:

  • Zgodność z aktualnym stanem prawnym,
  • Zdolność do automatyzacji wszystkich głównych procesów egzekucyjnych (egzekucja z rachunków bankowych: komornicza, ZUS, US, Urzędy Miejskie, Urzędy celne…) i około egzekucyjnych.  
  • Integracja  z KIR Ognivo i gotowe interfejsy do połączenia z systemami wewnętrznymi i zewnętrznymi.

Kolejne ważne funkcjonalności: System powinien zawierać także aktualną bazę organów egzekucyjnych, a także pomagać w ich weryfikacji, jak i w weryfikacji dłużników. Oprócz tego, ważne jest, aby umożliwiał prowadzenie automatycznych eskalacji przekraczanych terminów czy automatyczne generowanie pism wychodzących. W przypadku pracy grupowej, pomocnym rozwiązaniem jest też system komentarzy i notatek służbowych czy możliwość komunikacji z przełożonymi przy pomocy gotowych szablonów raportów operacyjnych i analitycznych. Oczywiście wszystkie operacje powinny być archiwizowane, a dokumenty papierowe, które zostały zeskanowane i włączone do obiegu w system dzięki mechanizmom OCR, być gotowe do wywołania i przedstawienia podczas audytu.

Natomiast jeśli chodzi o samą filozofię wdrożenia systemów bankowych, to, naszym klientom zawsze rekomendujemy podejście procesowe i otwartość na integrację z systemami zewnętrznymi. Takie właśnie podejście najlepiej sprawdziło się w naszej praktyce i takie stosujemy podczas wdrożeń naszych rozwiązań, m.in. Ferryt RZE.

Co  się zmieni po wdrożeniu?

Dzięki tym podstawowym cechom koszty włączenia nowego systemu do istniejących struktur ograniczają się do minimalnych nakładów technicznych i migracji danych. Ponadto, digitalizacja całego obiegu dokumentów około-zajęciowych zabiera mniej czasu, przez co można szybciej odzyskiwać długi i redukować koszty pracy. System do obsługi zajęć minimalizuje też ilość błędów (pisarskie, edytorskie, itp.) i  uszczelnia wypływ środków oraz wspomaga wywiązywanie się z ustawowych obowiązków wraz z kompletnym śladem audytowym.

Wybierając rozwiązanie gotowe i przetestowane, które zawiera nie tylko suche dane w postaci list/raportów, ale także żywy proces zajęcia egzekucyjnego, (tak jak to prezentuje np. nasze rozwiązanie FERRYT RZE), zyskuje się przejrzystość działania pracowników banku, sprawdzalność zajęć egzekucyjnych, efektywność odzyskiwania długu, obniżenie ryzyka wypływu środków. Dzięki wybraniu gotowego rozwiązania możliwe jest także samo wdrożenie systemu przed upływem tych 12 miesięcy, jakie pozostawił w nowelizowanych przepisach ustawodawca.

 

Optymalnie zinformatyzowany Rejestr Zajęć Egzekucyjnych to m. in.:

  • rejestracja zajęcia egzekucyjnego – połączenie z KIR-Ognivo,
  • aktualizacja zajęcia, umorzenie, zawieszenie / wznowienie egzekucji,
  • obsługa zbiegu, przejęcie / przekazanie egzekucji,
  • egzekucja zajęcia,
  • obsługa dyspozycji klienta,
  • zwolnienie środków spod egzekucji,
  • udzielanie wyjaśnień do postępowania,
  • udzielanie odpowiedzi OE odn. informacji stanowiących tajemnicę bankową,
  • anulowanie zajęcia,
  • proces obsługi spłaty zewnętrznej i proces odpowiedzi na zapytania KIR-Ognivo.

 

Autor: Radosław Mączyński, Wiceprezes Zarządu w firmie DomData AG Sp. z o.o. dostarczającej rozwiązania IT m.in. dla sektora finansowego.



[1] Szacunki przedstawione przez Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości dla roku 2012.

Komentarze (0)
Dodająć komentarz, akceptujesz regulamin forum.
dodaj komentarz
 
 

obecnie brak komentarzy, zapraszamy do komentowania.

 

Zaloguj się, by uzyskać dostęp do unikatowych treści oraz cotygodniowego newslettera z informacjami na temat najnowszego wydania

Zarejestruj się | Zapomniałem hasła

Szanowny Czytelniku

Chcielibyśmy poinformować Cię o przetwarzaniu Twoich danych osobowych oraz zasadach, na jakich będzie się to odbywało po dniu 25 maja 2018 r., zgodnie z instrukcjami, o których mowa poniżej.

Od 25 maja 2018 r. zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane w skrócie również jako „RODO”, „ORODO”, „GDPR” lub „Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych”). RODO obowiązywać będzie w identycznym zakresie we wszystkich krajach Unii Europejskiej, w tym także w Polsce, i wprowadza wiele zmian w zasadach regulujących przetwarzanie danych osobowych, które będą miały wpływ na wiele dziedzin życia, w tym na korzystanie z usług internetowych. Przed przejściem do serwisu naszym celem jest zapoznanie Cię ze szczegółami stosowanych przez nas technologii oraz przepisami, które niebawem wejdą w życie, tak aby dać Ci szeroką wiedzę i bezpieczeństwo korzystania z naszych serwisów internetowych Prosimy Cię o zapoznanie się z podstawowymi informacjami.

Co to są dane osobowe?

Podczas korzystania z naszych usług internetowych Twoje dane osobowe mogą być zapisywane w plikach cookies lub podobnych technologiach, instalowanych przez nas lub naszych Zaufanych Partnerów na naszych stronach i urządzeniach do zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu udostępniania personalizowanych treści i reklam, bezpieczeństwa oraz analizowania ruchu na naszych stronach.

Kto będzie administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorami Twoich danych osobowych będzie Fratria sp. z o.o., a także nasi Zaufani Partnerzy, tj. firmy i inne podmioty, z którymi współpracujemy przede wszystkim w zakresie marketingowym. Listę Zaufanych Partnerów możesz sprawdzić w każdym momencie pod niniejszym linkiem „Zaufani Partnerzy”.

Po co są nam potrzebne Twoje dane?

Aby dostosować reklamy do Twoich potrzeb i zainteresowań, zapewnić Ci większe bezpieczeństwo usług oraz dokonywać pomiarów, które pozwalają nam ciągle udoskonalać oferowane przez nas usługi.

Twoje uprawnienia

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące uprawnienia wobec Twoich danych osobowych i ich przetwarzania przez nas i Zaufanych Partnerów. Jeśli udzieliłeś zgody na przetwarzanie danych, możesz ją w każdej chwili wycofać. Przysługuje Ci również prawo żądania dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przeniesienia danych, wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – GIODO. Uprawnienia powyższe przysługują także w przypadku prawidłowego przetwarzania danych przez administratora.

Zgoda

Wyrażenie przez Ciebie zgody jest dobrowolne. W każdym momencie możesz również edytować swoje preferencje w zakresie udzielonej zgody, w tym nawet wycofać ją całkowicie, klikając w ustawienia zaawansowane lub wyrażając zgodę i przechodząc na naszą stronę polityki prywatności. Każde przetwarzanie Twoich danych musi być oparte na właściwej, zgodnej z obowiązującymi przepisami, podstawie prawnej. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych w celu świadczenia usług, w tym dopasowywania ich do Twoich zainteresowań, analizowania ich i udoskonalania oraz zapewniania ich bezpieczeństwa, jest niezbędność do wykonania umów o ich świadczenie (tymi umowami są zazwyczaj regulaminy lub podobne dokumenty dostępne w usługach, z których korzystasz na naszych stronach internetowych). Jeśli chcesz się zgodzić na przetwarzanie przez Fratrię sp. z o.o. i jej Zaufanych Partnerów Twoich danych osobowych zebranych w związku z korzystaniem przez Ciebie z naszych stron i aplikacji internetowych, w tym ich przetwarzanie w plikach cookies itp. instalowanych na Twoich urządzeniach i odczytywanych z tych plików danych, możesz w łatwy sposób wyrazić tę zgodę, klikając w przycisk „Zgadzam się i przechodzę do serwisu”. Jeśli nie chcesz wyrazić opisanej wyżej zgody lub ograniczyć jej zakres, prosimy o kliknięcie w „Ustawienia zaawansowane”. Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Dodatkowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących Ci uprawnień przeczytasz na „Polityce prywatności”.

×

Ustawienia zaawansowane

Aby dostosować reklamy i treści do Twoich potrzeb i zainteresowań, zapewnić Ci większe bezpieczeństwo usług oraz dokonywać pomiarów, które pozwalają nam ciągle udoskonalać oferowane przez nas usługi, podczas korzystania z naszych usług internetowych Twoje dane osobowe mogą być zapisywane w plikach cookies lub podobnych technologiach instalowanych przez nas lub naszych Zaufanych Partnerów na naszych stronach i urządzeniach do zbierania i przetwarzania danych osobowych.

Aktywna zgoda

Zgadzam się na przechowywanie w moim urządzeniu plików cookies, jak też na przetwarzanie w celach marketingowych, w tym profilowanie, moich danych osobowych pozostawianych w ramach korzystania oferowanych przez Wydawnictwo Fratria sp. z o.o. oraz zaufanych partnerów usług Wydawnictwa. Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych w ramach korzystania z oferowanych przez Wydawnictwo Fratria zaufanych partnerów usług. Pamiętaj, że wyrażenie zgody jest dobrowolne.

Dodatkowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących Ci uprawnień przeczytasz na Polityce prywatności.