Rozliczenia z siecią dystrybucji. Czy arkusz kalkulacyjny to dobre rozwiązanie?

W życiu każdej organizacji przychodzi taki moment, w którym istniejące metody zarządzania przestają przynosić odpowiedzi na pytania o przyczyny bieżącej sytuacji. Przestają (o ile kiedykolwiek były w stanie to robić) też wskazywać właściwe kierunki dalszych kroków. To między innymi dlatego powstało oprogramowanie klasy Business Intelligence. W zamierzeniu jego twórców było stworzenie narzędzia, które pozwala przetwarzać coraz większe zbiory danych, ułatwia znalezienie odpowiedzi na pytania o przyczyny zmian w wybranych obszarach zarządzania i tym samym umożliwia podejmowanie lepszych decyzji. Co najważniejsze: całość tych procesów, a także planowanie, raportowanie (bo te zadania również mogą być realizowane w systemach BI) mają się odbywać w jak najkrótszym czasie, w dowolnym momencie i właściwie w dowolnym obszarze zarządzania. Jednym z nich może być rozliczanie prowizji i bonusów, tak istotne w organizacjach z rozbudowaną siecią sprzedaży czy szerokim wachlarzem produktów i usług w ofercie.

Przyjrzyjmy się zatem możliwościom tego typu oprogramowania takim obszarze, a być może informacje, które pojawią się w kolejnych akapitach, okażą się cennymi wskazówkami dla tych z Państwa, którzy w najbliższym czasie planują zakup rozwiązania mającego za zadanie usprawnić procesy rozliczania prowizji.

Systemy prowizyjne. Co potrafią?

Systemy prowizyjne oparte o rozwiązania klasy business Intelligence mogą wspomagać politykę premiową własnej sieci sprzedaży jak również rozliczenia z partnerami zewnętrznymi (sieci handlowe, dystrybutorzy  itd.) Ponadto, mogą być stosowane jako narzędzie rozliczania premii w strukturach, które niekoniecznie odpowiadają za sprzedaż. Wszędzie tam, gdzie podstawą oceny pracowników są mierzalne wartości, system prowizyjny może być znakomitym narzędziem automatyzującym proces wyliczania różnorodnych gratyfikacji. Jednocześnie będzie on wolny od ograniczeń typowych dla arkuszy kalkulacyjnych.

…i na czym polega ich przewaga nad Excelem?

W organizacjach korzystających z rozbudowanej struktury i sieci sprzedaży, czy to własnej czy też zewnętrznej, zazwyczaj stosuje się skomplikowane algorytmy wyliczeń prowizji handlowych. Do ich konstrukcji używa się wielu zmiennych, takich jak np. ilość, wartość, rodzaj sprzedawanego produktu czy usług, jednostkowa marża czy stopień realizacji planu sprzedaży w danym okresie czasu. Zmiennych może być oczywiście więcej, a końcowa wartość prowizji niezwykle trudna do wyliczenia. Tymczasem w wielu firmach podstawowym narzędziem pracy  w tym obszarze jest popularny Excel: narzędzie popularne, proste w obsłudze i jednocześnie mające wiele przydatnych funkcji, ale posiadające też swoje ograniczenia. W przypadku wielu organizacji najczęściej zgłaszanymi są  np. problemy z wydajnością obliczeniową czy z efektywnym zarządzaniem procesami konsolidacji i dystrybucji danych.

Zastąpienie arkusza specjalistycznym oprogramowaniem prowizyjnym, przyczynia się do eliminacji wszystkich słabości dotychczasowego narzędzia i jest źródłem wielu pozytywnych zmian w organizacji.

Na czym to polega? Centralny system naliczania bonusów i prowizji to przede wszystkim lepsza jakość danych oraz reguł przeliczeniowych.  Platforma BI będąca podstawą tego typu rozwiązania stoi na straży jakości danych pobieranych z systemów ewidencjonujących sprzedaż lub inne dane źródłowe będące podstawą kalkulacji. Ich import odbywa się zgodnie z przyjętym modelem i zachowaniem określonej struktury. Nie ma więc ryzyka, że ewentualna modyfikacja zbiorów danych, o którą łatwo na etapie tworzenia raportów w Excelu zaburzy rzeczywiste wyniki sprzedaży czy stan dotychczasowych rozliczeń.

Inne korzyści z zastąpienia arkusza kalkulacyjnego to na przykład: możliwość wyliczania dodatkowych wskaźników efektywności poszczególnych ogniw w sieci sprzedaży czy możliwość udostępniania do dalszej analizy w innych narzędziach danych (bieżących oraz historycznych) o zdefiniowanej strukturze. Kolejne atuty systemów prowizyjnych, znane z zaawansowanych systemów BI to: możliwość prognozowania wielkości prowizji, bieżący podgląd wyników pośrednich oraz końcowych, automatyczne przeliczanie bonusów i prowizji po korektach danych o sprzedaży, czy możliwość prognozowania marż i wyników na sprzedaży z bonusami.  Tego typu analizy mogą być prowadzone na wszystkich szczeblach struktury sprzedaży, a wcześniej wymienione funkcjonalności mogą być udostępnione  np. w specjalnym portalu, w którym wszyscy uczestnicy procesów handlowych będą mogli realizować swoje zadania i kontrolować bieżący stan rozliczeń. Wreszcie kolejna ważna cecha typowa dla dedykowanego oprogramowania prowizyjnego:  mniejsza pracochłonność procesu kalkulacji prowizji i bonusów. Aby zobrazować ten skalę zmian w tym zakresie posłużę się przykładem naszego klienta, jednego z największych polskich banków. Kilka lat temu dostarczyliśmy centralny system prowizyjny, który miał za zadanie usprawnić rozliczenia z bardzo złożoną siecią sprzedaży, zawierającą m.in. kilkuset zewnętrznych pośredników. Przed zakupem specjalistycznego oprogramowania, proces kalkulacji prowizji, począwszy od pobrania danych źródłowych od raportu końcowego z podsumowaniem wszystkich kwot zabierał kilkanaście dni roboczych. Po zakończeniu wdrożenia cały proces odbywa się automatycznie i nie jest już liczony w dniach, a w minutach! Co jeszcze jest istotne w tym przypadku: prowizje handlowe mogą być wyliczane codziennie. Bez oprogramowania tej klasy powyższe zadania w tak krótkim czasie  nie miałyby szans realizacji .

Systemy BI w zarządzaniu prowizjami. Podstawowe korzyści:

• poprawienie jakości danych i algorytmów przeliczeniowych,
• ujednolicenie oraz centralizacja systemu naliczania prowizji i bonusów,
• eliminacja plików Excel, narażonych na typowe dla nich błędy,
• możliwość kalkulacji dodatkowych wskaźników,
• udostępnianie danych o zdefiniowanej strukturze dla systemów zewnętrznych,
• dostęp do danych historycznych i narzędzia do prognozowania,
• bieżący podgląd wyników pośrednich oraz końcowych,
• automatyczne przeliczanie bonusów i prowizji po korektach danych źródłowych,
• prognozowanie marż i wyników na sprzedaży z bonusami,
• zmniejszenie pracochłonności procesu kalkulacji prowizji i bonusów,
• szybsze wypłaty prowizji.

Jak działa system prowizyjny?

Kolejną zaletą specjalistycznych systemów prowizyjnych jest możliwość zaprojektowania dowolnego procesu kalkulacji prowizji i bonusów. Proces uwzględni dowolne uwarunkowania, strukturę sprzedaży czy system raportowania wyników. Niezależnie od tego jak złożony będzie to proces, w praktyce zawsze będzie zawierał kilka uniwersalnych etapów:

Początek to zwykle ustalenie reguł przeliczania prowizji oraz wszystkich istotnych parametrów.

Kolejny krok to wprowadzenie do systemu tzw. danych słownikowych ,czyli informacji o: produktach/usługach z oferty, sprzedawcach, dostawcach, itp.

W trzecim kroku konieczne jest załadowanie danych o sprzedaży. Wcześniej dane te będą poddane czyszczeniu, łączeniu i porządkowaniu wg określonych zasad, tak aby uniknąć jakichkolwiek różnic interpretacyjnych czy błędów w obliczeniach.

Gdy nowy system został zasilony danymi ,rozpoczyna się ostatnia faza, na którą składają się: próbne przeliczenie prowizji, weryfikacja wyników i (jeśli nie pojawiły się żadne błędy lub nie wystąpiły okoliczności zmuszające do modyfikacji któregoś z wcześniejszych etapów) przeliczenie ostatecznych wyników, które potem można udostępnić wszystkim zainteresowanym podmiotom. Cały proces obrazuje poniższy schemat:

 Jaki system prowizyjny warto wybrać?

Oczywiście nie ma jednej recepty, bo wszystko zależy od dokładnej analizy potrzeb nabywcy, kształtu i rozmiarów sieci handlowej, celów wdrożenia czy stosowanych metod kalkulacji prowizji. Niezależnie od tych zmiennych na pewno warto pamiętać o tym aby docelowe rozwiązanie pozwalało  na tworzenie i modyfikowanie struktury organizacyjnej sieci sprzedaży oraz import danych z dowolnych źródeł (niezależnie od ich technologii). Inna podstawowa funkcjonalność to oczywiście możliwość projektowania reguł rozliczenia prowizji w zależności m.in. od: produktu/usług, wysokości sprzedaży, miejsca w strukturze organizacyjnej, danych historycznych czy stanu realizacji planu sprzedaży. Ciekawą funkcją jest możliwość prowadzenia symulacji w oparciu o dane testowe. Jest to przydatne wówczas gdy chcemy sprawdzać nowe rozwiązania organizacyjne, które niekoniecznie trafią do realizacji, a proces test nie może zakłócać już istniejących reguł. Idąc dalej, jest niezwykle ważne, aby system do rozliczania prowizji pozwalał na prowadzenie zaawansowanych analiz i wspominanych symulacji oraz na wyliczanie dodatkowych wskaźników (np. koszty umów, statystyki sprzedażowe, itd.). Z przytoczonego wcześniej przykładu efektów wdrożenia wyłania się następna ważna cecha: przeliczanie prowizji powinno odbywać się w trybie online, a wyniki gotowe do udostępnienia w dowolnym momencie. Im bogatsza forma prezentacji (portal, kokpity, kostki OLAP, podgląd aktualnych stanów  prowizji, itd.) danych, tym lepiej i większą szanse na większą przejrzystość oraz jednoznaczność danych. W przypadku, gdy rozliczamy się z własnymi pracownikami, Warto zwrócić uwagę czy docelowy system pozwala na eksport danych do systemów HR-owych, w których prowadzone jest naliczanie wynagrodzeń. Centralny system prowizyjny to także szereg narzędzi do weryfikacji i akceptacji wyliczanych premii. Inne obowiązkowe elementy to repozytorium danych historycznych i narzędzia do generowania różnorodnych raportów czy innych dokumentów, np. faktur wystawianych przez podmioty zewnętrzne. Techniczna strona rozwiązań tej klasy to np. skalowalność, czyli łatwość dalszej rozbudowy gdy będzie tego wymagać rozwój organizacji sprzedażowej, dalej: możliwość generowania raportów w różnych formatach czy możliwość integracji z innymi rozwiązaniami funkcjonującymi w firmie (wspominane oprogramowanie HR, systemy ERP, BPM, systemy do budżetowania i analiz oraz wiele innych). Ostatnim elementem weryfikacji jest sam dostawca: jego doświadczenie we wdrażaniu podobnych rozwiązań, warunki gwarancji i opieki serwisowej i proponowany model płatności. Jednym słowem, standardowa procedura, którą stosuje się przy zakupie każdego rodzaju oprogramowania.

Podsumowanie

Jak widać z powyższych akapitów, zakup i wdrożenie dobrego oprogramowania prowizyjnego jest sporym wyzwaniem. Jeśli jednak podejdziemy do niego z należytą starannością i nadamy mu wysoki priorytet ważności w budżecie inwestycyjnym firmy, cały projekt zakończy się sukcesem. Dodatkowo, wykorzystanie oprogramowania opartego na systemie klasy BI, pozwoli w przyszłości na wykorzystanie go do kolejnych obszarów zarządzania, a nowe rozwiązanie stanie się źródłem korzyści dla wszystkich uczestników procesu prowizyjnego.

Grzegorz Joachimiak,
autor jest Dyrektorem Handlowym w firmie DomData AG Sp. z o.o. produkującej oprogramowanie wspomagające podejmowanie decyzji i zarządzanie procesami.