Ulga badawczo-rozwojowa - na czym polega?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (B+R) została wprowadzona do polskiego systemu podatkowego jako instrument wspierający innowacyjność gospodarki. 

Jej celem jest zachęcenie przedsiębiorstw do inwestowania w nowoczesne technologie, co ma stworzyć korzystne warunki do prowadzenia działalności w tym obszarze. W efekcie rozwiązanie to ma przyciągać inwestorów zagranicznych oraz zwiększać konkurencyjność polskich firm na rynkach międzynarodowych.

Czym jest działalność badawczo-rozwojowa?

Aby skorzystać z ulgi B+R firma musi prowadzić działalność badawczą lub rozwojową. Obie formy aktywności są opisane w przepisach i mają swoje konkretne znaczenie:

Badania naukowe obejmują:

• Badania podstawowe - to działania o charakterze teoretycznym lub eksperymentalnym, których głównym celem jest zdobywanie nowej wiedzy o świecie i zjawiskach, bez bezpośredniego nastawienia na ich praktyczne wykorzystanie.

• Badania aplikacyjne - to prace mające na celu zdobycie nowych informacji i umiejętności, ukierunkowane na tworzenie nowych lub znacząco ulepszonych produktów, procesów albo usług.

Prace rozwojowe polegają na:

Wykorzystaniu dostępnej wiedzy i doświadczenia - w tym także narzędzi informatycznych - do projektowania i opracowywania nowych lub udoskonalonych produktów, usług czy procesów. Ważne jest jednak, że nie obejmuje to zwykłych, rutynowych modyfikacji, nawet jeśli mają one charakter ulepszeń.

Jakie koszty kwalifikują się do ulgi B+R?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową pozwala odliczyć od podstawy opodatkowania wydatki związane z prowadzeniem prac badawczo-rozwojowych. Są to m.in.:

• koszty osobowe (wynagrodzenia) - wyjątkowo do rozliczenia w wartości 200% poniesionych kosztów. Czyli efektywnie każda złotówka takich kosztów obniża podstawę opodatkowania o 3 złote.

• koszty materiałów i surowców (100%)

• nabycie sprzętu specjalistycznego - niebędącego środkiem trwałym (100%)

• ekspertyzy, opinie, doradztwo oraz usługi równorzędne, a także nabycie wyników badań od jednostek naukowych (100%)

• odpłatne korzystanie z aparatury naukowo badawczej z wykluczeniem korzystania na podstawie umowy z podmiotem powiązanym (100%)

• odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz WNiP z wyłączeniem samochodów osobowych, budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością (100%)

• koszty uzyskania i utrzymania patentu (100%)

Kto może skorzystać z ulgi B+R?

Z ulgi B+R mogą skorzystać przedsiębiorcy opodatkowani według:

• skali podatkowej (PIT-36)

• podatku liniowego (PIT-36L)

• podatku dochodowego od osób prawnych (CIT-8).

Ulga B+R w IT

Firmy z branży IT bez wątpienia wpisują się w sektor nowoczesnych technologii, co sprawia, że powinny być szczególnie zainteresowane możliwością skorzystania z ulgi B+R. Kluczowym warunkiem uzyskania prawa do ulgi jest jednak prowadzenie działalności badawczej lub rozwojowej. W przypadku firm IT to najczęściej prace rozwojowe, a nie badawcze, są realizowane w praktyce - dlatego właśnie na nich skupimy się w dalszej części analizy.

Definicja prac rozwojowych zawarta w ustawie stanowi punkt wyjścia do oceny, czy dana działalność się kwalifikuje. Jednak aby móc jednoznacznie stwierdzić, że w przedsiębiorstwie rzeczywiście prowadzone są prace rozwojowe, warto dodatkowo przyjrzeć się konkretnym kryteriom, które powinny być spełnione. To właśnie im poświęcimy dalszą uwagę.

Czy ulgę B+R można łączyć z innymi formami wsparcia?

Od 1 stycznia 2022 roku, w ramach przepisów Polskiego Ładu, wprowadzono możliwość jednoczesnego korzystania z dwóch preferencji podatkowych: ulgi B+R oraz IP Box. Oznacza to, że podatnicy nie muszą już wybierać między nimi pod koniec roku podatkowego - jak miało to miejsce wcześniej.

Nowe przepisy pozwalają na to, by koszty związane z działalnością badawczo-rozwojową, które przyczyniły się do stworzenia, ulepszenia lub rozwinięcia kwalifikowanego prawa własności intelektualnej, mogły zostać dodatkowo odliczone, mimo że dochód z tego prawa jest opodatkowany preferencyjną stawką 5%.

Jak udokumentować prace badawczo-rozwojowe?

Aby skorzystać z ulgi B+R, nie wystarczy samo prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej - konieczne jest również rzetelne udokumentowanie tych działań, tj.:

1. Opis projektu B+R - z wyjaśnieniem celu, zakresu i planowanego efektu (np. nowy produkt, proces lub ulepszenie).

2. Ewidencja kosztów kwalifikowanych - szczegółowe zestawienie wydatków (np. wynagrodzenia, materiały, amortyzacja sprzętu).

3. Harmonogram prac i rezultaty - pokazujące przebieg i wyniki działań.

4. Dowody techniczne lub organizacyjne - np. repozytoria kodu, notatki projektowe, dokumentacja testów, raporty, protokoły spotkań zespołu.

5. Wyodrębnienie księgowe - ewidencja pozwalająca jednoznacznie zidentyfikować koszty B+R w księgach rachunkowych.

Dlaczego warto zlecić księgowość IT kancelarii rachunkowej?

Branża IT wymaga specjalistycznej księgowości, która uwzględnia unikalne potrzeby i wyzwania technologicznych przedsiębiorstw oraz posiada wiedzę o możliwych ulgach podatkowych dla branży IT. Krakowskie biuro rachunkowe Krajowa Kancelaria Rachunkowa oferuje kompleksowe rozwiązania księgowe i podatkowe, które wspierają firmy w osiąganiu ich celów biznesowych. Doświadczenie i nowoczesne podejście sprawiają, że niniejsza kancelaria jest partnerem, na którym można polegać.

W celu uzyskania szczegółowych informacji na temat współpracy z Krajową Kancelarią Rachunkową i zakresu świadczonych przez nią usług można:

• wysłać e-mail na adres: biuro@kkr.tax

• zadzwonić pod numer: +48 12 312 05 65 lub +48 698 545 433

Opracowano na podstawie:

1. kkr.tax, Ulga na badania i rozwój dla firm z branży IT, https://kkr.tax/blog/ulga-na-badania-i-rozwoj-dla-firm-z-branzy-it, Data odczytu: 13.06.2025

2. gov.pl, Ulga na badania i rozwój, https://www.gov.pl/web/rozwoj-technologia/ulga-na-badania-i-rozwoj, Data odczytu: 13.06.2025

3. pragmatiq.pl, Czy ulgę B+R można łączyć z IP BOX?, https://pragmatiq.pl/ulgidlainnowacji/laczenie-ulgi-br-i-ip-box-czy-jest-mozliwe/, Data publikacji: 03.09.2024, Data odczytu: 13.06.2025

4. glc.pl, Ewidencja księgowa prac badawczo-rozwojowych oraz dotacji, https://glc.pl/blog/ewidencja-ksiegowa-prac-badawczo-rozwojowych-oraz-dotacji/, Data publikacji: 27.08.2024, Data odczytu: 13.06.2025